SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

pada tanggal

RINGKASAN MATERI KULIAH

Siklus pengeluaran (expenditure cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa (Figur 13-1).

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan perusahaan untuk berfungsi. Untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen harus membuat keputusan penting sebagai berikut:

  1. Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang harus dimiliki?
  2. Pemasok manakah yang yang menyediakan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik?
  3. Bagaimana perusahaan dapat mengonsolidasikan pembelian antarunit untuk mendapatkan harga optimal?
  4. Bagaimana teknologi informasi (TI-information technology) dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan keakuratan fungsi logistic inbound?
  5. Bagaimana perusahaan dapat memelihara kas yang cukup untuk memanfaatkan setiap diskon yang ditawarkan pemasok?
  6. Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas?

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini mengarah bagaimana sebuah perusahaan menjalankan empat aktivitas siklus pengeluaran dasar yang digambarkan  di Figur 13-2:

  1. Memesan bahan baku, perlengkapan, dan jasa
  2. Menerima bahan baku, perlengkapan, dan jasa
  3. Menyetujui faktur pemasok
  4. Pengeluaran kas
  • Sebagian besar pemasok melabeli kode batang atau RFID (radio frequency identification) produk-produk mereka untuk menfasilitasi perhitungan barang.
  • Financial electronic data interchange (FEDI) adalah kombinasi  EFT dan  EDI yang memungkinkan data pengiriman uang  dan instruktur transfer  dana disertakan dalam satu paket elektronik. 
Pendekatan tradisional dalam proses mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa banyak untuk pembelian biasanya disebut sebagai pendekatan economic order quantity (kuantitas pesanan ekonomis--EOQ) karena pendekatan ini didasarkan pada perhitungan ukuran pesanan optimal untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penyimpanan, dan kehabisan stock. Biaya pemesana termasuk seluruh biaya terkait dengan pemrosesan transaksi pembelian. Biaya penyimpanan adalah biaya yang dikaitkan dengan penahanan persediaan.  Biaya kehabisan stok adalah biaya yang dihasilkan dari kekurangan persediaan, seperti penjualan yang hilang atau penundaan produksi.

Formulan EOQ digunakan untuk menghitung berapa banyak untuk memesan. Reorder point (titik pemesanan ulang) menentukan kapan untuk memesan, berdasarkan waktu pengiriman dan tingkat yang diinginkan dari stok pengaman (safety stock) untuk menangani fluktuasi yang tidak diharapkan dalam permintaan.

Pendekatan EOQ tradisional terhadap pengendalian persediaan sering menghasilkan penyimpanan sejumlah besar persediaan. Akibatnya, banyak perusahaan manufaktur meminimalkan atau bahkan mengeliminasi sejumlah persediaaan di tangan dengan mengadopsi perencanaan kebutuhan material (materials manjemen planning) atau sistem manajemen persediaan just-in-time.

Perencanaan kebutuhan material (materials manjemen planning--MRP) berupaya untuk mengurangi tingkat persediaan yang dibuuthkan dengan meningkatkan akurasi (ketepatan) teknik perkiraan untuk menjadwalkan pembelian degan lebih baik guna memenuhi kebutuhan produksi.

Sistem manajemen persediaan just-in-time (JIT inventory system) berupaya untuk meminimalkan, tetapi tidak mengeliminasi secara total, persediaan barang jadi dengan membeli dan memproduksi barang hanya sebagai respons terhadap penjualan aktual, bukannya yang diperkirakan.

Kebutuhan untuk membeli barang atau perlengkapan sering menghasilkan penciptaan sebuah permintaan pembelian (purchase requistion) yang mengidentifikasi requisitioner ( orang yang mengeluarkan pesanan pembelian); menentukan lokasi pengiriman dan tanggal yang diperlukan; mengindentifikasi nomor barang; deskripsi kuantitas; dan harga dari setiap barang yang diminta; dan mungkin akan menyarankan seorang pemasok.

Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan ketika memilih pemasok:
  1. Harga
  2. Kualitas bahan baku
  3. Keandalan dalam pengiriman
  • Pesanan pembelian (purchase order) adalah dokumen atau formulir elektronik yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk tertentu pada harga yang ditentukan.
  • Pesanan pembelian selimut (blanket purchase order)  atau pesanan menyeluruh adalah sebuah komitmen untuk membeli barang tertentu pada harga yang telah ditentukan dari pemasok tertentu untuk kangka waktu yang telah ditetapkan, seringnya setahun.
Program vendor-managed  inventory menyediakan saran lain untuk mengurangi pembelian dan biaya persediaan. Sebuah program  vendor-managed  inventory (VMI-persediaan vendor yang dikelola) secara esensial mengalihdayakan sebagaian besar pengendalian persediaan dan fungsi pembelian.
  • Contoh isu terkait kebijakan yang timbul dari EDI yang masing-masing harus ditutupi dengan perjanjian perdagangan adalah sebagai berikut ini:
    1. Pada titik proses apa pesanan dapat dibatalkan?
    2. Pihak mana yang bertanggung jawab untuk biaya pengiriman kembali jika syarat kontrsk tersebut tidak diikuti?
    3. Pihak mana yang bertanggung jawab untuk kesalaha dalam kode batang, tag RFID dan label?
    4. Apa yang terjadi jika kesalhan dalam sistem penjualan perusahaan pembelian  menyebabakna kesalahan tambahan dalam jumlah barang yang disediakan pemasok?
    5. Dapatkah pemasok lebih banyaj persediaan daripada yang dipesan jika dengan melakukannya mengurangi total biaya pengiriman karena ini menghasilkan muatan truk penuh, bukannya sebagian?
  • Penyuapan (kickbacks), yang merupakan hadiah dari pemasok ke agen pembelian untuk tujuan memengaruhi proses pilihan mereka mengenai pemasok, adalah ancaman yang lainnya.
Dokumen yang terdapat dalam proses penerimaan:
  1. Laporan penerimaan (receivin report) mendokumentasikan detail-detail mengenai setiap pengiriman termasuk tanggal diterima, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.
  2. Memo debit (debit memo) mencatat penyesuaian yang diminta. satu salinan memo debit dikirimkan pemasok, yang berikutnya membuat dan mengembalikan sebuah memo kredit dalam pengakuan.
  •      Kombinasi faktur pemasok dan dokumen pendukung yang terkait ini menciptakan apa yang disebut sebagai paket voucher (voucher package), seperangkat dokumen yang digunakan untuk mengotorisasi pembayaran kepada pemasok. Ini terdiri dari pesanan pembelian laporan penerimaan, dan faktur pemasok. Ada dua cara untuk memproses faktur pemasok disebut sebagai sistem nonvoucher dan voucher:
  •       Sistem nonvoucher (nonvooucher system) sebuah metode untuk memperoses utang yang tiap-tiap fakturnya disetujui untuk di-posting ke catatan pemasok individual dalam file utang dan kemudian disimpan dalam file faktur terbuka. Berkebalikan dengan sistem voucher. 
  •  Sistem voucher (voucher system) seuah dokumen tambahan yang disebut sebagai voucher pencairan juga dibuat ketika sebuah faktur pemasok disetujui untuk pembayaran. Voucher pencairan (disbursement voucher) mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur yang beredar, dan mengindikasikan jumlah bersih untuk dibayrakan setelah dikurangi dengan diskon dan potongan yang berlaku.
Pendekatan "tanpa faktur" ini disebut sebagai evaluated receipt settlement (ERS) , menggantikan proses pencocokan tiga cara tradisional (faktor pemasok, laporan penerimaan, da pesanan pembelian) dengan sebuah pencocokan dua cara tas pesanan pembelian dan laporan penerimaan.

  • Kartu pengadaan (procurement card) adalah kartu kredit perusahaan yang dapat digunakan para pegawai hanya pada pemasok yang ditunjuk untuk membeli jenis-jenis barang tertentu.
  • Dana imprest (imprest fund) sebuah rekening dengan dua karakteristik: (1) ini sudah diatur dengan jumlah tetap dan (2) voucher diperlukan untuk setiap pencarian. Pada setiap waktu, penjumlahan kas plus voucher harus sama dengan saldo dana yang telah ditetapkan. 






Referensi :


ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM, MARSHALL B. ROMNEY & PAUL JOHN STEINBART  edisi 13

Komentar

Posting Komentar