SIKLUS PENDAPATAN: PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS

Ringkasan materi kuliah 

Siklus pendapatan ( revenue cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus menerus dengan menyediakan barang dan jasa kepada pelanggan dan menerima kas sebagai pmbayaran atas penjualan tersebut.

Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat yang tepat pada saat yang tepat untuk harga yang sesuai. untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen harus membuat keputusan-keputusan penting sebagai berikut :

1. Sampai sejauh mana produk dapat dan harus disesuaikan dengan kebutuhan dan keinginan pelanggan individu?
2. Seberapa banyak persediaan yang harus dimiliki dan di mana persediaan tersebut harus ditempatkan?
3. Bagaimana seharusnya barang dagangan dikirim ke pelanggan? Haruskah perusahaan menjalankan fungsi pengiriman sendiri atau mengalihdayakan (outsourcing) ke pihak ketiga yang berspesialisasi dalam bidang logistik?
4. Berapakah harga optimal untuk setiap produk atau jasa?
5. Haruskah kredit diperpanjang untuk pelanggan? Jika demikian, persyaratan kredit apa yang seharusnya ditawarkan? Seberapa banyak kredit yang dapat diperpanjang untuk setiap pelanggan?
6. Bagaimana pembayaran pelanggan dapat diproses untuk memaksimalkan arus kas? 

Jawaban atas petanyaan-pertanyaan tersebut mengarah pada bagaimana sebuah organisasi menjalankan  empat aktivitas dasar pada siklus pendapatan:

       1. Entri pesanan penjualan

       2.  Pengiriman

       3. Penagihan

       4. Penerimaan kas

Pesanan penjualan (sales order) adalah dokumen yang dibuat selama entri pesanan penjualan, mencantumkan nomor barang, kuantitas, harga, dan syarat penjualan.

Di masa lalu, pesanan pelanggan dimasukkan ke dalam sistem oleh para pegawai. Organisasi semakin berusahaa memanfaatkan TI agar para pelanggan melakukan lebih banyak entri data sendiri. Salah satu cara untuk melakukannya adalah membuat para pelanggan melengkapi formulir dalam situs perusahan tersebut. Cara lain bagi pelanggan adalah menggunakan electronic data interchange (EDI) untuk mengirimkan pesanan secara elektronik dalam format yang kompatibel dengan sistem pemrosesan pesanan penjualan perusaan. electronic data interchange (EDI) adalah pengguna komunikasi terkomputerisasi dan skema pengodean standar untuk mengirimkan dokumen bisnis secara eletronik dalam sebuah format yang dapat secara otomatis diproses oleh sistem informasi penerima.

Penyimpanan informasi promosi secara online lebih murah dibandingkan dengan mencetak dan mengirimkan bahan-bahan tersebut kepada perwakilan penjualan. Email dan instant messaging (IM), menurunkan biaya dan waktu yang diperlukan untuk menginformasikan kepada staf penjualan atas perubahan harga dan promosi penjualan.

• Batas kredit (credit limit) adalah saldo rekening maksimum yang dizinkan manajemen untuk seorang pelanggan berdasarkan sejarah kredit masa lalunyadan kemampuan untuk membayar.

• Laporan umur piutang (account receivable aging report) adalah sebuah laporan yang mencantumkan saldo rekening pelanggan berdasarkan lamanya waktu yang beredar (outstanding).

Dokumen-dokumen  yang dibuat dalam proses pengecekan ketersediaan persediaan:

1. Pemesanan kembali (back order) adalah sebuah dokumen yang mengotorisasi pembelian atau produksi dari barang-barang yang dibuat ketika tidak ada persediaan yang mencukupi untuk memenuhi pesanan pelanggan.
2. Kartu pengambilan (picking ticket) adalah sebuah dokumen yang mencantumkan barang dan kuantitas dari tiap-tiap barang yang dipesan dan mengotorisasi fungsi pengendalian persediaan unuk mengeluarkan barang tersebut ke departemen pengiriman.

Sistem manajemen hubungan pelanggan (customer relationship management system-CRM) adalah perangkat lunak yang mengatur informasi mengenai pelanggan dengan cara memfasilitasi layanan yang efisien dan personal.

Dokumen-dokumen  yang dihasilkan dari proses pengiriman  pesanan: 

1. Slip pengecekan (packing slip) adalah sebuah dokumen yang mencantumkan kuantitas dan deskripsi dari setiap barang yang disertakan dalam sebuah pengiriman.
2. Bill of lading atau konosemen adalah sebuah kontrak hukum yang menjelaskan tanggung jawab atas barang ketika barang tersebut sedang dalam translit. 

Dokumen dasar yang di buat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan (sales invoice) yaitu, sebuah dokumen yang memberitahukan kepada pelanggan mengenai jumlah dari penjualan dan kemana mengirimkan pembayarannya

Terdapat dua cara dasar untuk memelihara piutang yaitu dengan cara sebagai berikut:

1. Metode faktur terbuka (open-invoice method), metode untuk memelihara piutang yang mana pelanggan membayar berdasarkan setiap faktur. Biasanya, dua salinan faktur dikirmkan ke pelanggan, yang diminta untuk mengembalikan satu salinan dengan pembayaran. Salinan ini adalah dokumen yang dapat dikembalikan kembali (turnaround document) yang disebut sebagai nota pengiriman uang ( remittance advice).
2. Metode saldo maju (balance-forward method), metode pemeliharaan piutang yang mana pelanggan biasanya membayar berdasarkan jumlah yang ditunjukkan dalam sebuah laporan bulanan, bukan berdasarkan tiap-tiap fakturnya. Pengiriman uang diterapkan terhadap total saldo rekening, bukan dengan faktur tertentu. Laporan bulanan (monthly statement), mencantumkan seluruh transaksi, termasuk penjualan dan pembayaran, yang terjadi selama sebulan yang lalu dan informasi atas salso piutang terakhir pelanggan.

Dalam penagihan siklus (cycle billing), laporan bulanan dipersiapkan untuk  bagi subset pelanggan pada waktu yang berbeda. Sebagai contoh, file induk pelanggan mungkin dibagi ke dalam empat bagian, dan setiap minggu laporan bulanan akan dipersiapkan untuk seperempat pelanggan.

Memo kredit ( credit memo) adalah sebuah dokumen disetujui oleh manajer kredit, yang mengotorisasi departemen penagihan untuk mengkredit rekening seorang pelanggan.

Dokumen yang dibuat dalam proses penerimaan kas adalah dengan memiliki personel mailroom (bagian surat) untuk menyiapkan daftar pengiriman uang ( remittance list), yang merupakan sebuah dokumen yang mencantumkan nama dan jumlah dari seluruh pembayaran pelanggan yang diterima dalam surat.

• Peti uang ( lockbox) adalah sebuah alamat pos yang pelanggan tuju ketika pelanggan tersebut mengirimkan uangnnya.
• Peti uang elektronik ( electronic lockbox), adalah pengaturan peti uang di mana bank secara elektronik mengirimkan informasi tentang nomor rekening pelanggan dan jumlah yang disetorkan segera setelah menerima pembayaran
• Electronic funds transfer (EFT) adalah transfer dana melalui penggunaan perangkat lunak perbankan secara online
• Financial electronic data interchange (FEDI) adalah kombinasi dari EFT dan EDI yang memungkinkan data pengiriman uang dan instruksi transfer dana untuk disertakan dalam satu paket elektronik.

Para pegawai yang memiliki akses fisik terhadap kas seharusnya tidak memiliki tanggung jawab untuk mencatat atau mengotorisasi segala transaksi yang melibatkan penerimaan kas. Secara spesifik, pasangan tugas yang harus di pisahkan:

1. Menangani kas atau cek dan mem-posting pengiriman uang ke rekening pelanggan.
2. Menangani kas atau cek dan mengotorisasi memo kredit.
3. Menangani kas atau cek dan merekonsiliasi laporan bank

• Universal payment identification (UPIC), adalah sebuah nomor yang memungkinkan pelanggan untuk mengirimkan pembayaran melalui sebuah kredit ACH tanpa memerlukan pihak penjual untuk membocorkan informasi detail mengenal rekening banknya.

• Anggaran arus kas (cash flow budget), adalah sebuah anggaran yang menunjukkan proyeksi arus kas keluar untuk periode tertentu. 

Referensi :

ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM, MARSHALL B. ROMNEY & PAUL JOHN STEINBART  edisi 13