BAB 19 PENGENDALIAN

PROSES PENGENDALIAN

            Schermerhorn menjelaskan pengendalian (controlling) ada tiga bagian: 1) mengapa dan bagaimana manajer mengendalikan, 2) tahap-tahap dalam proses pengendalian, 3) sistem dan teknik pengendalian.

MENGAPA DAN BAGAIMANA MANAJER MENGENDALIKAN

            Manajer mempunyai tanggungjawab, yaitu melakukan pengendalian. Jika manajer tidak hati-hati kapan dan bagaimana kata tersebut digunakan, pengendalian mempunyai konotasi negatif. Tetapi pengendalian memainkan peran positif  dan penting dalam proses manajemen. Sesuatu yang terkendali (under control) adalah baik, tetapi pada sesuatu yang diluar kendali (out of control) secara umum dikatakan jelek.

Pentingnya Penegendalian

            Menurut Stoner et al. (1995) pengendalian membantu manajer memonitor lingkungan dan pengaruhnya bagi kemajuan perusahaan. Alasan-alasan lainya adalah:

1.      Menciptakan kualitas terbaik

2.      Memperhatikan perubahan

3.      Menciptakan siklus yang lebih cepat

4.      Manambah nilai

5.      Memberikan sarana pendelegasian dan tim kerja

Tipe-Tipe Pengendalian

            Setiap penegndalian menawarkan peluang yang signifikan pada manajer untuk bertindak dengan cara meningkatkan kemungkinan pada kinerja yang tinggi.

Pengendalian Feedforward (Feedforward Control)

            Pengendalian ini juga disebut pengendalian pendahuluan (premilary control), mengambil tempat sebelum aktivitas pekerjaan dimulai. Pengendalian feedferward adalah prefektif atau pencegahan secara alami. Tujuanya pengendalian  tipe ini adalah pemecahan masalah sebelum masalah terjadi dengan manyakan suatu yang penting yang sering terabaikan, hal ini adalah sebuah pemikiran forward dan pendekatan proaktif untuk penegndalian.

Pengendalian Concurrent

            Pengendalian ini dinamakan streering controls, yang mana untuk membuat sesuatu yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana. Tujuan pengendalian ini adalah untuk memecahkan masalah ketika masalah yang sedang terjadi.

Pengendalian Feedback

            Juga disebut pengendalian postaction, mengambil tempat setelah pekerjaan terselesaikan. Pengendalian ini memfokuskan pada kualitas hasil akhir bukan pada input dan aktivitas. Pengendalian feedback bertujuan untuk memecahkan masalah setelah masalah terjadi dan mencegah masalah di masa mendatang.

Pengendalian Internal dan Eksternal

            Strategi pengendalian internal mempercayakan terhadap orang untuk mengendalikan perilakunya sendiri. Strategi penegndalian eksternal, terjadi memalui supervise pribadi dan menggunakan sistem administrasi formal. Tipe pengendalian yang efektif melibatkan kombinasi dari kedua strategi tersebut, namun untuk tempat kerja baru, cara penegndaliannya adalah dengan menitiberatkan pada pertisipasi, pemberdayaan dan pelibatan, yang menempatkan kepercayaan yang lebih tinggi pada pengendalian internal.

TAHAP-TAHAP DALAM PROSES PENEGENDALIAN

            Proses pengendalian melibatkan empat tahap berikut ini: 1) menetapkan sasaran dan standar, 2) mengukur kinerja actual, 3) membandingkan kinerja actual dengan standar,  dan 4) mengambil tindakan koreksi jika diperlukan.

TEKNIK DAN SISTEM PENGENDALIAN

Sistem Disiplin Karyawan

            Ketika disiplin ditangani dengan cara yang sistematik, konsisten dan fair, disiplin adalah bentuk penegndalian manajerial yang sangat bermanfaat bagi semua pihak.

Pengendalian Finansial

            Pengendalian finansial mempunyai kekhususan karena uang mudah untuk diukur dan dihitung.

Laporan Keuangan

         Laporan keuangan menyediakan sarana untuk memonitor tiga kondisi keuangan organisasi:

1.      Likuiditas: kemamouan mengubah asset menjadi kas untuk memenuhi kebutuhan keuangan dan kewajiban saat ini.

2.      Kondisi finansial umum: keseimbangan jangka panjang antara utang dan modal.

3.      Profitabilitas: kemampuan untuk mendapatkan laba selama periode waktu tertentu. 

Neraca

          Neraca adalah laporan keuangan yang mengambarkan aktiva, utang, dan modal perusahan.

Laporan Rugi Laba

         Laporan rugi-laba adalah laporan yang menunjukkan kinerja finansial perusahaan selama periode interval waktu tertentu.

Aliran kas: Laporan Sumber dan Penggunaan Dana

    Laporan ini menunjukkan darimana dana diperoleh selama setahun dan dana yang digunakan.

Metode Pengendalian Penganggaran

         Anggaran adalah laporan kuantitatif formal sumberdaya untuk menyelenggarakan aktivitas yang direncanakan selama periode waktu tertentu. Ada beberapa alasan mengapa anggaran digunakan.

1.      Anggaran dinyatakan dalam moneter yang mudah untuk digunakan sebagai denemonitor berbagai aktivitas organisasi.

2.      Aspek moneter anggaran berate anggaran dapat memberikan informasi mengenai sumberdaya organisasi.

3.      Anggaran memberikan standar kinerja yang jelas dan tidak bisa untuk periode tertentu.

4.      Anggaran sebagai salah satu alat untuk mengkoordinasikan aktivitas organisasi.

Pusat Pertanggungjawaban

         Semua pusat pertanggungjawaban menggunakan sumberdaya untuk memproduksi sesuatu. Tanggungjawab dibebankan pada pusat pendapatan, pusat biaya, pusat laba, dan/atau pusat investasi.

            Pusat pendapatan adalah unit organisasi yang outpunya diukur dalam satuan moneter tetapi tidak secara langsung dibandingkan dengan biaya input. Dalam pusat biaya, input diukur oleh sistem pengendalian dalam satuan moneter sedangkat output tidak. Dalam pusat laba, kinerja diukur oleh perbedaan antara pendapatan (output) dan pengeluaran (input). Dalam pusat investasi, sistem penegndalian mengukur nilai moneter input dan output, juga menilai bagaimana output dibandingkan dengan aktiva yang digunakan untuk memproduksi output. 

Proses Penganggaran

            Proses penganggaran dapat dilakukan dengan ‘’top-down’’, yaitu anggaran dibuat oleh manajer puncak tanpa melibatkan manajer dibawahnya. Sebaliknya, organisasi lebih menyukai proses penganggaran ‘’bottom-up’’, anggaran disiapkan dan diajukan kepada manajer atas untuk disetujui.

Jenis-Jenis Penganngaran

            Ada dua jenis anggaran perusahaan, yaitu: anggaran operasi dan anggran finansial. Anggaran operasi menunjukkan barang dan jasa organisasi yang akan dikomsusikan dalam priode anggaran. Anggran finansial menunjukkan beberapa jumlah dana yang diperlukan dan dari sumber apa dana tersebut. Jenis anggaran operasi adalah anggaran biaya, pendapatan, dan laba. Anggaran biaya ada 2 jenis, yaitu engineered cost budget dan discretionary cost budget.

Anggaran Variabel dan Anggaran Tetep

            Anggaran tetap adalah anggaran yang menunjukkan biaya-biaya pada volume tertentu, sedangkan anggaran variable menunjukkan setiap biaya dapat berubah seiring perubahan tingkat aktivitas.   Ada tiga jenis biaya dalam membuat anggaran variable, yaitu: biaya tetap, biaya variable, dan biaya semi variable.

Audit

            Audit adalah proses mendeteksi kesalahan (fraud). Ada dua jenis audit, audit eksternal dan audit internal. Audit eksternal adalah proses verifikasi yang dilakukan pihak independen termasuk penilai rekening dan laporan keuangan organisasi. Audit internal bertujuan menyediakan kepastian bahwa aktiva organisasi aman dan catatan keuangan dapat diandalkan dan akurat untuk membuat laporan keuangan. Audit internal membantu manajer untuk megevaluasi efisiensi operasi dan kinerja sistem pengendalian, karena audit ini mengosentrasikan pada operasi organisasi, proses ini disebut dengan audit operasional.