DESAIN, IMPLEMENTASI, DAN OPERASI SISTEM

DESAIN SISTEM KONSEPTUAL

Berikut adalah langkah-langkah desain konseptual:

·         Mengevaluasi Alternatif Desain

Terdapat banyak cara untuk mendesai sebiah SIA, sehingga para desainer sistem harus membuat banyak keputusan desain. Standar-standar berikut harus digunakan untuk mengevaluasi alternatif desain: (1) seberapa baik ia memenuhi sasaran keorganisasian dan sistem, (2) seberapa baik ia memenuhi kebutuhan pengguna, (3) apakah layak secara ekonomis, dan (4) bagaimana bobot keuntungan dibandingkan kerugian.

·         Menyiapkan Spesifikasi Desain dan Laporan

Setelah sebuah alternatif desain dipilih, spesifikasi desain konseptual (conceptual design specification) dibuat untuk elemen-elemen sebagai berikut: (1) output, (2) penyimpanan data (data storage), (3) input, (4) prosedur pemrosesan dan operasi (processing procedures and operation).

Laporan desain sistem konseptual (conceptual system design report) merangkum aktivitas desain konseptual, memandu aktivitas desain fisik, mengomunikasikan bagaimana seluruh kebutuhan sistem akan dipenuhi, dan membantu panitia pengaruh menilai kelayakan.

DESAIN SISTEM FISIK

Selama desain fisik, persyaratan desain konseptual SIA yang luas dan berorientasi pengguna dijelaskan ke dalam spesifikasi mendetailyang digunakan untuk coding dan menguji program komputer. Figure 12-2 menunjukkan fase desain sistem fisik yang dijelaskan secara mendetail. Kegagalan untuk mengambil waktu yang cukup pada desain konseptual atau fisik dapat menyebabkan masalah.

·         DESAIN OUTPUT

Sasaran desain output adalah menetukan sifat, format, isi, dan waktu pelaporan, dokumen, serta tampilan layar. Menyesuaikan output untuk kebutuhan pengguna memerlukan kerja sama antara pengguna dan desainer. Output biasanya sesuai ke dalam salah satu dari empat kategori berikut: 

1.      Laporan terjadwal (scheduled report) memiliki sebuah isi dan format yang telah ditentukan sebelumnya dan disiapkan secara teratur.

2.      Laporan analisis bertujuan khusus (special-purpose analysis report) tidak memiliki isi, format, atau jadwal yang telah dispesifikasikan sebelumnya, biasanya disiapkan sebagai tanggapan terhadap permintaan manajemen.

3.      Laporan pengecualian yang dipicu (triggered exception report) memiliki isi dan format yang telah dispesifikasikan sebelumnya, disiapkan hanya sebagai tanggapan terhadap kondisi-kondisi yang tidak normal.

4.      Laporan permintaan (demand report)  memiliki isi dan format yang telah dispesifikasikan sebelumnya, disipakan hanya berdasarkan permintaan.

·         Desain File dan Database

Pertimbangan	Perhatian
Media	Menyimpan data hard-drive, disk, CD, pita, atau kertas?
Modus pemrosesan	Menggunakan pemrosesan manual, batch, atau real-time?
Pemeliharaan	Prosedur apa yang dibutuhkan untuk merawat data secara efektif
Ukuran	Seberapa banyak catatan yang akan disimpan dalam basis data, seberapa besar jadinya, dan seberapa cepat sejumlah catatan akan tumbuh?
Tingkat aktivitas	Apa saja persentase dari catatan yang akan diperbarui, ditambah, atau dihapud tiap tahun?

·         Desain Input

Pertimbangan desaininput termasuk jenis data apa yang akan menjadi input dan metode input optimal.

·         Desain Formulir

Meskipun sistem berpindah dari dokumen kertas dan ke otomatis data sumber, desain formulir masih sebuah topic yang penting.

·         Desain Layar Komputer

Layar masukan computer paling efektif ketika prosedur-prosedur berikut diikuti:

1.      Mengatur layar, sehingga data dapat dimasukkan dengan cepat, tepat dan lengkap.

2.      Memasukkan data dalam urutan yang sama seperti yang ditampilkan pada formulir kertas yang menyimpan data tersebut.

3.      Mengelompokkan secara logis data terkait pada saat yang bersamaan.

4.      Mendesain layar, sehingga para pengguna dapat melompat dari satu lokasi ke lokasi yang lain atau menggunakan sebuah kunci untuk langsung pergi ke lokasi layar.

5.      Mempermudah dalam memperbaiki kekeliruan.

6.      Membatasi data atau nomor opsi menu pada sebuah layar untuk menghindari kekacauan. 

 ·         Desain program 

Pengembangan program, salah satu aktivitas SDLC yang paling memakan waktu, terjadi dalam delapan langkah berikut:

1.      Menentukan kebutuhan pengguna (determine user needs).

2.      Membuat dan mendokumentasikan sebuah rencana pengembangan (creat and document a development paln).

3.      Membuat instruksi-instruksi program (kode computer) (write program instruction/computer code).

4.      Menguji program (test the program). Debugging adalah proses menemukan dan mengeliminasi kesalahan program.

5.      Mendokumentasikan program (document the program).

6.      Melatih para pengguna program (train program users).

7.      Memasang sistem (install the system).

8.      Menggunakan dan memodifikasi sistem (use and modify the system).

 ·         Desain Procedur dan Pengendalian

Siapapun yang berinteraksi dengan sebuah sistem memerlukan sejumlah prosedur untuk menjawab pertanyaan, siapa, apa, kapan, di mana, mengapa dan bagaimana terkait dengan aktivitas-aktivitas SI. Prosedur-prosedur tersebut harus meliputi persiapan input, pemrosesan transaksi, deteksi dan koreksi kesalahan, pengendalian, rekonsiliasi saldo, akses database, persiapan dan distribusi output, dan serta instruksi-instruksi operator komputer. Sebuah laporan desain sistem fisik (physical system design report) merangkum apa yang dicapai dalam desain fisik, digunakan untuk menentukan apakah iya atau tidak untuk memproses fase implementasi.

IMPLEMENTASI SISTEM

Implementasi sistem (system implementation) adalah proses pemsangan perangkat keras dan perangkat lunak, sehingga SIA dapat menyala dan dijalankan.

·         Perencanaan Implemetasi dan Situs

Sebuah rencana implementasi (implementation plan) terdiri atas implementasi tugas, tanggal penyelesaian yang diinginkan, estimasi biaya, dan siapa yang bertanggung jawab terhadap masing-masing tugas. Persiapan situs adalah proses panjang dan harus dimulai dengan baik di awal tanggal pemasangan.

·         Memilih dan Melatih Personel

Mentransfer pegawai yang digantikan karena sistem baru dapat meningkatkan loyalitas dan semangat kerja pegawai. Ketika para pengguna tidak cukup dilatih, perusahaan tidak akan memperoleh manfaat dan pengembalian atas investasi yang diharapkan. pelatihan harus dijadwalkan hanya sbeelum pengujian dan konversi sistem.

·         Melengkapi Dokumentasi

Tiga jenis dokumentasi yang harus disiapkan untuk sistem baru.

1.      Dokumentasi pengembangan (development implementation) menjelaskan SIA baru. Dokumentasi ini termasuk sebuah deskripsi sistem; salinan tata letak output, input, serta file dan database; bagan alir program; hasil uji dan formulur penerimaan pengguna.

2.      Dokumentasi operasi (operational documentation) termasuk jadwal pengoperasian; file dan database yang diakses; serta persyaratan perlengkapan, keamanan, dan penyimpanan file.

3.      Dokumentasi pengguna (user documentation) mengajarkan para pengguna bagaimana untuk mengoperasikan SIA. Tindakan ini termasuk manual prosedur dan bahan pelatihan.

 ·         Menguji Sistem

Berikut adalah tiga bentuk pengujian yang umum:

1.      Walk-through adalah tinjauan langkah demi langkah atas prosedur atau logika program untuk menemukan logika yang salah, kesalahan, pengabaian atau masalah lainnya.

2.      Uji pengolahan data (processing test data) termasuk memproses transaksi valid dan keliru untuk menentukan jika sebuah program beroperasi seperti yang didesain dan transaksi yang valid ditangani dengan layak serta kesalahan dideteksi dan dihadapi secara tepat.

3.      Uji penerimaan (acceptance test) merupakan pengujian atas sistem baru menggunakan sejumlah transaksi nyata untuk menentukan apakah kriteria yang dikembangkan pengguna terpenuhi.

KONVERSI SISTEM

Konversi (convertion) adalah perubahan dari SIA lama ke SIA baru. Empat pendekatan yang digunakan konversi:

1.      Konversi langsung (direct convertion), perubahan dari sebuah sistem lama ke sistem baru dengan menghentikan SI lama ketika yang baru diperkenalkan.

2.      Konversi paralel (parallel convertion), perubahan dari sebuah sistem lama ke sistem baru dengan mengoperasikan kedua sistem secara bersamaan sampai organisasi yakin sistem baru berfungi dengan benar.

3.      Konversi bertahap (phase-in convertion), perubahan dari sebuah sistem lama ke sistem baru dengan mengganti elemen-elemen yang lama dengan yang baru secara bertahap sampai sistem lama seluruhnya telah digantikan.

4.      Konversi pilot (pilot convertion), perubahan dari sebuah sistem lama ke sistem baru dengan mengimplementasikan sebuah sistem di satu lokasi, menggunakannya sampai seluruh masalah diselesaikan dan kemudian mengimplementasikannya di organisasi tersisa.

OPERASI DAN PEMELIHARAAN

Langkah SDLC terakhir adalah mengoperasikan dan memelihara sistem baru tersebut. Suatu tinjauan pasca-implementasi (postimplementation review) adalah tinjauan yang dibuat setelah sistem baru telah beroperasi dalam periode singkat untuk memastikan apakah sistem baru tersebut memenuhi sasaran yang direncanakan, mengidentifikasi kecukupan standar sistem, dan meninjau pengendalian sistem. Laporan tinjauan pasca-implementasi (postimplementation review report) adalah sebuah laporan yang menganalisis sebuah sistem yang baru saja diserahkan untuk menentukan apakah sistem tersebut mencapai tujuan yang dikehendaki dan diselesaikan sesuai anggaran.

 Referensi:

Romney, B. Marshall dan Paul John Steinbart. 2015. Sistem Informasi Akuntansi, edisi 13. Jakarta Selatan: Salemba Empat.