PENGANTAR PENGEMBANGAN SISTEM DAN ANALISIS SISTEM

PENDAHULUAN

Berikut adalah beberapa alasan mengapa perusahaan mengubah sistem mereka:

·         Perubahan pada kebutuhan pengguna atau bisnis

·         Perubahan teknologi

·         Peningkatan proses bisnis

·         Keunggulan kompetitif

·         Peningkatan produktivitas

·         Integrasi sistem

·         Umur sistem dan kebutuhan penggantian

PENGEMBANGAN SITEM

·         Siklus Hidup Pengembang Sistem

Ann Christy menggambarkan siklus pengembangan sistem (system development life cycle-SDLC) kedalam lima langkah berikut ini:

1.      Analisis Sistem 

Langkah pertama dalam pengembangan sistem adalah analisis sistem (system analysis) di mana informasi yang diperlukan untuk membeli, mengembangkan atau memodifikasi sebuah sistem dikumpulkan.

2.      Desain Konseptual  

Selama desain konseptual (conceptual design), perusahaan memutuskan bagaimana mencapai kebuthan pengguna, mengidentifikasi dan mengevaluasi alternatif desain, serta mengembangkan spesifikasi mendetail bagi apa yang dicapai sistem tersebut dan bagaimana sistem tersebut dikendalikan.

3.      Desain Fisik 

Selama desain fisik (physical design), perusahaan menterjemahkan persyaratan desain konseptual yang luas dan berorientasi pengguna diterjemahkan ke dalam spesifikasi mendetail yang digunakan untuk mengkode dan menguji perangkat lunak, mendesain dokumen input dan output, membuat sejumlah file dan database, mengembangkan prosedur, dan mengimplementasikan pengendalian.

4.      Implementasi dan Konversi

Dalam fase implementasi dan konversi (implementation and conversion), perusahaan memperkerjakan dan melatih para pegawai, menguji dan memodifikasi prosedur, menetapkan standar dan pengendalian, melengkapi dokumentasi, berpindah ke sistem baru, dan mendeteksi dan mengoreksi desain.

5.      Operasi dan Pemeliharaan

Selama operasi dan pemeliharaan (operations and maintenance), sistem baru tersebut secara periodik ditinjau dan modifikasi serta peningkatan yang perlu dibuat.

 ·         Para Pemain

Sejumlah orang harus bekerja sama untuk mengembangkan dan mengimplementasikan sebuah SIA dengan sukses.

Manajemen¾Peran pengembangan sistem yang paling penting dari manajemen adalah menekankan pentingnya melibatkan para pengguna dalam proses tersebut, memberi dukungan dan dorongan untuk pengembangaan proyek, dan menyelaraskan sistem dengan strategi-strategi korporasi.

Pengguna¾para pengguna SIA mengomunikasikan informasi yang dibutuhkan ke pengembang sistem.

Panitia Pengarah Sistem informasi¾Sebuah panitia pengarah sistem informasi (information system streering commite) tingkat eksekutif  merencanakan dan mengawasi funsi SI, menetapkan kebijakan SI yang mengatur SIA, memastikan panduan dan pengendalian manajemen puncak, serta mengoordinasikan dan mengintegrasikan aktivitas-aktivitas lain.

Tim Pengembang Proyek¾Setiap proyek pengembang memiliki sebuah tim analisis dan spesialis sistem, manajer, akuntan, dan pengguna untuk memandu pengembangan. Para anggota tim merencanakan,tiap proyek, mengawasinya untuk memastikan penyelesaian yang tepat waktu dan efektif biaya.

Analisis dan Pemrogram Sistem¾analisis sistem (system analysis) membantu pengguna menentukan kebutuhan informasi mereka, mempelajari sistem yang ada dan mendesain sistem baru, serta menyiapkan spesifikasi yang digunakan oleh pemrogram komputer (computer programmer) membuat dan menguji sejumlah program menggunakan spesifikasi yang dikembangkan oleh analis serta memodifikasi dan merawat program komputer yang ada.

Para Pemain Ekternal¾para pelanggan, penjual, auditor eksternal, dan entitas pemerintah memainkan peran dalam pengembangan sistem.

MERENCANAKAN PENGEMBANGAN SISTEM

Dua rencana pengembangan sistem yang diperlukan:

1.      Rencana Pengembangan Proyek. Sebuah rencana pengembangan proyek (project development plan), disiapkan oleh tim proyek, berisi sebuah analisis biaya-manfaat persyaratan pengembangan dan kebutuhan operasional (orang, perangkat keras, perangkat lunak, dan keuangan), serta sebuah daftar aktivitas yang diperlukan untuk mengembangkan dan mengoperasikan aplikasi baru tersebut.

2.      Rencana Induk. Sebuah rencana induk (master plan) jangka panjang, disiapkan oleh panitia pengarah sistem informasi, menentukan sistem tersebut akan berisi apa saja, bagaimana sistem akan dikembangkan, siapa yang akan mengembangkannya, bagaimana sumber daya yang dibutuhkan akan diperoleh, dan ke mana SIA tersebut ditujukan.

TEKNIK-TEKNIK PERENCANAAN

Program Evaluation and Review Technique (PERT) sebuah cara untuk merencanakan, mengembangkan, mengoordinasikan, mengendalikan, dan menentukan waktu dari aktivitas-aktivitas pengembangan sistem; seluruh aktivitas serta contoh dan hubungan selanjutnya diantara aktivitas-aktivitas tersebut, diidentifikasi dan ditujukan pada sebuah diagram PERT. Jalur kritis adalah jalur PERT yang mensyaratkan jumlah waktu terbesar untuk menyelesaikan sebuah proyek; jika sebuah aktivitas jalur kritis tertunda, seluruh proyek tertunda.

Sebuah Bagan Gantt (Gantt chart) adalah sebuah grafik batang yang digunakan untuk perencanaan proyek. grafik tersebut menunjukkan aktivitas proyek di sisi kiri, untuk waktu di atas, dan waktu tiap aktivitas diharapkan untuk dijalankan sebagai sebuah batang horizontal.

ANALISIS KELAYAKAN

sebuah studi kelayakan (feasibility study) atau kasus bisnis di siapkan selama analisis sistem dan pembaruan yang diperlukan selam SDLC. Studi kelayakan juga sebuah penyelidikan untuk menentukan apakah praktis untuk mengembangkan sebuah aplikasi atau sistem baru. Ada lima aspek penting yang dipertimbangkan selama studi kelayakan :

1.      Kelayakan ekonomi (economic feasibility).Akankah manfaat sistem akan mendukung waktu, uang dan sumber daya yang diperlukan untuk mengimplemntasikannya?

2.      Kelayakan teknis (technical feasibility). Dapatkah sistem dikembangkan dan diimplementasikan menggunakan teknologi yang ada?

3.      Kelayakan hukum (legal feasibility). Apakah sistem akan mematuhi seluruh hukum negara dan negara bagian yang berlaku, regulasi pihak administratif, dan kewajiban kontraktual?

4.      Kelayakan penjadwalan (scheduling feasibility). Dapatkah sistem dikembangkan dan diimplementasikan dalam waktu yang dialokasikan?

5.      Kelayakan operasional (operational feasibility). Apakah orang-orang yang dapat mendesain, mengimplemtasikan, dan mengoperasikan sistem yangdiajukan? akankah orang-orang menggunakan sistem tersebut?

 ·         Penganggaran Modal: Menghitung Kelayakan Ekonomi

Model penganggaran modal (capital bidgeting model) adalah sebuah teknik pengembalian atas investasi yang digunakan untuk membandingkan manfaat dan biaya yang diestimasi untuk menentukan apakah sebuah sistem bermanfaat biaya. Berikut ini adalah tiga teknik penganggaran modal yang paling umum digunakan :

1.      Payback period, Payback period adalah jumlah tahun yang diperlukam agar tabungan bersih menyamai biaya investasi awalnya. proyek dengan payback period paling pendek biasanya yang dipilih.

2.      Net present value (NPV-nilai bersih sekarang). Seluruh arus kas masa depan diestimasikan didiskontokan kembali ke masa sekarang, menggunakan tingkat diskonto yang merefleksikan nilai waktu uang. Biaya pengeluaran awal dikurangkan dari arus kas didiskontokan untuk mendapatkan nilai sekarang bersih. NPV positif mengindikasikan alternatif tersebut layak secara ekonomis  dan biasa nya yang dipilih.

3.      Internal rate of return (IRR-tingkat pengembalian internal).  Internal rate of return (IRR) adalah tingkat bunga efektif yang menghasilkan NPV nol. IRR sebuah proyek dibandingkan dengan tingkat keberterimaan minimum untuk menentukan penerimaan atau perolehan. proposal dengan IRR tertingg biasanya yang dipilih.

ASPEK PERILAKU PERUBAHAN

Aspek perilaku perubahan (behavioral aspect of change) sangatlah krusial, karena sistem terbaik akan gagal tanpa dukungan dari orang-orang yang ia layani. Aspek perilaku perubahan menunjukkan cara positif dan negatif orang-orang bereaksi terhadap perubahan; mengelola reaksi perilaku ini krusial untuk mengimplementasikan sebuah sistem baru dengan sukses.

·         Mengapa Masalah Perilaku Terjadi

Untuk meminimalkan reaksi perilaku yang tidak baik, seseorang harus memahami mengapa perlawanan terjadi. Beberapa faktor yang lebih penting termasuk berikut ini.

1.      Ketakutan

2.      Dukungan manajemen puncak

3.      Pengalaman dengan perubahan sebelumnya

4.      KomunikasiSifat perubahan yang mengganggu

5.      Cara perubahan diperkenalkan

6.      Bias dan emosi

7.      Karakteristik dan latar belakang pribadi 

·         Bagaimana Orang-orang Menentang Perubahan

Agresi- agresi (aggretion) adalah perilaku yang menghancurkan, melumpuhkan, atau melemahkan efektivitas sistem, seperti peningkatan tingkat kesalahan, gangguan, atau sabotase yang disengaja.

Proyeksi- proyeksi (projection)adalah menyalahkan sistem baru atas semua kesalahan yang terjadi.

Penghindaran- penghindaran (avoidance) adalah mengabaikan SIA baru dengan harapan agar masalah (sistem) akan segera pergi.

·         Mencegah Masalah Perilaku

Masalah paling signifikan yang dihadapi sebuah perusahaan dalam mengimplementasikan sebuah sistem, dapat ditingkatkan dengan mengamati panduan sebagai berikut.

1.      Meperoleh dukungan manajemen

2.      Memenuhi kebutuhan pengguna

3.      Melibatkan pengguna

4.      Menghilangkan ketakutan, dan menekankan peluang-peluang baru

5.      Menghindari emosionalisme

6.      Memberikan pelatihan

7.      Memeriksa ulang evaluasi kinerja

8.      Menjalin lini komunikasi yang terbuka

9.      Menguji sistem

10.  Menjaga agar sistem tetap sederhana, dan perlakukan sistem seperti manusia

11.  Mengendaliakan ekspektasi pengguna

ANALISIS SISTEM 

·         Penyelidikan Awal

Sebuah penyelidikan awal (initial investigation) dilakukan untuk menyaring permintaan pengembangan sistem. Sebuah proposal unuk menjalankan analisis sistem (proposal to conduct system) disiapkan untuk proyek-proyek yang disetujui. Proyek tersebut ditugasi sebuah perioritas dan ditambahkan ke rencana induk.

·         Survei Sistem

Survey sistem (system survey) adalah sebuah studi ekstensif dari SIA saat ini yang memiliki tujuan-tujuan untuk mendapatkan pemahaman atas operasi, kebijakan, prosedur, dan arus informasi perusahaan; kekuatan dan kelemahan SIA; serta ketersediaan perangkat keras, perangkat lunak, dan persodel. Dokumentasi Sistem (system documentation) adalah sebuah dokumen deskripsi lengkap mengenai bagaimana sistem harusnya bekerja, termasuk salinan kuesioner, catatan wawancara, memo, salinan dokumen, dan model.

Model fisik (physical model) adalah deskripsi mengenai bagaimana sebuah sistem berfungsi dengan menjelaskan aliran dokumen, proses-proses komputer yang dijalankan, orang-orang yang menjalankan, dan peralatan yang digunakan. Model logika (logical model) adalah deskripsi sistem yang berfokus pada aktivitas mendasar apa yang dijalankan dan arus informasi terlepas dari bagaimana aliran tersebut sesungguhnya diselesaikan. Laporan survei sistem (system survey report) adalah sebuah laporan yang merangkum seluruh aktivitas yang terjadi selama survei sistem, termasuk seluruh dokumentasi yang relevan.  

·         Studi Kelayakan

Studi kelayakan bertujuan mengembangkan sebuah analisis kelayakan yang lebih menyeluruh, terutama terkait biaya dan manfaat ekonomi.

·         Kebutuhan Informasi dan Persyaratan Sistem

Kebutuhan informasi dan persyaratan sistem bertujuan mengidentifikasi kebutuhan informasi pengguna, menentukan tujuan dan persyaratan sistem baru tersebut. Empat startegi berikut digunakan untuk menentukan persyaratan SIA.

1.      Tanya para pengguna apa yang mereka butuhkan

2.      Menganalisis sistem eksternal

3.      Memeriksa sistem yang ada

4.      Buat sebuah protipe

·         Laporan Analisis Sistem

Langkah penyimpulan dalam analisis sistem adalah menyiapkan sebuah  laporan sistem (system report) untuk merangkuman analisis sistem dan mendokumentasikan aktivitas analisis.

Referensi :

MARSHALL B. ROMNEY & PAUL JOHN STEINBART edisi 13